Excel資料のコツ？
Excel資料作成のコツ、と聞くと、関数やショートカット、機能といったあたりを想像される方が多いんじゃないかと思います。私が普段仕事をしていても、そういったことにさぞ大きな意味があるんだ、とお考えの方も多いと感じる。
しかし、実際にExcelで資料を作成する際に必要な「コツ」というのは、これらではないと思いう。無論、関数やショートカット、機能といったあたりを使いこなすと作業効率は随分と上昇するでしょうし、また、複雑なデータや処理が可能になると思いますが、ソコじゃない。料理で考えるとわかりやすい。料理の「味」を決めるのは、基本的に素材や調味料であって、使う道具では決まりませんよね？
だから、Excel資料作成のコツも関数やショートカット、機能という道具ではなくて、まずは素材の扱いを習得するのが最初なんですよ、という話です。
その「コツ」とは？
Excel資料作成のコツは、「機能で分ける」と、「データは弱く」、このふたつだけ。この決まり事を守ってExcel資料を作成するだけで、未来の自分や同僚から感謝される日がくると思う。日々の仕事の中で、自分が過去に作ったExcelに追い詰められ、誰かが作って継がれてきたExcelに奇襲攻撃を受けながら過ごしていて、本当にそう思うから。
そもそも資料作成とは何なのか
しかし、実際に説明に入る前に、そもそも資料作成とは一体何なのか、ということを考えておかねばならない。
資料作成とは、誰か(仕事であれば大抵、あなたの上司だろう)が、あなたに向けて、何らかの情報について説明を求められた際に作成するドキュメントである。なので作成を依頼されれば、あなたは何らかの情報を収集して、まとめて、わかりやすい形や内容を要約した情報を再配置して、資料というドキュメントをを作成することになる。その流れをボックスにすると下図のようなイメージ。
そして、この流れをExcel資料作成に当てはめて、Excel担当とあなた担当に分けると、下図２のようになる
そう。Excelが資料作成で担当するのはこの３つ。
- データを貯める
- 貯めたデータを計算する
- 計算結果を配置する
一連の流れで行っているExcel資料作成も、大きく分けてしまえばこの３つの作業でしかない、ということだ。よって、次回からは早速一つ目のコツである、『機能で分ける』から解説していこうと思う。
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